Booking Assistant

Wat ga je doen?

• Actief zoeken naar interessante optreedmogelijkheden voor de artiesten binnen NextWave Artists.

• Onderzoeken welke festivals, concertzalen, clubs, culturele centra, evenementen, horecazaken en andere organisatoren aansluiten bij het profiel van onze artiesten.

• Verzamelen en beheren van relevante contactgegevens van organisatoren, programmatoren en boekingsverantwoordelijken.

• Contact opnemen met potentiële organisatoren om onze artiesten professioneel voor te stellen.

• Verzenden en opvolgen van boekingsvoorstellen, artiestenpresentaties en promotioneel materiaal.

• Beantwoorden en administratief verwerken van binnenkomende boekingsaanvragen.

• Ondersteunen bij het opstellen en voorbereiden van offertes voor optredens.

• Verzamelen van de nodige informatie voor boekingsvoorstellen, zoals datum, locatie, speelduur, technische voorzieningen en praktische voorwaarden.

• Opvolgen van uitstaande offertes, aanvragen en lopende onderhandelingen in overleg met de verantwoordelijke booking- of artist manager.

• Beheren en actualiseren van de boekingsagenda's en beschikbaarheden van onze artiesten.

• Signaleren van mogelijke dubbele boekingen, planningsconflicten en ontbrekende informatie.

• Administratief opvolgen van bevestigde optredens en gemaakte afspraken.

• Onderhouden van professioneel contact met organisatoren vóór en na een optreden.

• Opbouwen en actualiseren van een overzichtelijke database met potentiële en bestaande boekingspartners.

• Samenwerken met de Artist Manager, Artist Manager Assistant en Artiestenbegeleider om de bookingactiviteiten optimaal af te stemmen op de algemene artiestenplanning.

• Meedenken over nieuwe mogelijkheden om onze artiesten bij een breder publiek onder de aandacht te brengen.

Wat verwachten wij?

• Je hebt een sterke passie voor muziek en interesse in de live- en evenementensector.

• Je bent sociaal, communicatief en durft zelfstandig nieuwe contacten te leggen.

• Je kunt artiesten op een enthousiaste en professionele manier voorstellen aan potentiële organisatoren.

• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden en werkt gestructureerd.

• Je bent commercieel ingesteld en ziet kansen om nieuwe optreedmogelijkheden te creëren.

• Je kunt professioneel communiceren via e-mail en telefoon.

• Je werkt nauwkeurig en houdt aanvragen, offertes, afspraken en deadlines consequent bij.

• Je bent zelfstandig, neemt initiatief en beschikt over een gezonde dosis doorzettingsvermogen.

• Je begrijpt dat niet iedere boekingsaanvraag tot een optreden leidt en kunt professioneel omgaan met afwijzingen.

• Je kunt vlot overweg met digitale agenda's, spreadsheets, e-mail en administratieve toepassingen.

• Je bent betrouwbaar en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie, financiële afspraken en interne documenten.

• Je werkt graag samen en stemt belangrijke beslissingen af met de verantwoordelijke manager.

• Je beheerst het Nederlands goed. Kennis van het Engels en Frans is een belangrijke troef.

• Je bent flexibel ingesteld en hebt interesse in de werking van concerten, festivals en andere live-evenementen.

Ervaring met booking, evenementenorganisatie, sales, administratie, artiestenmanagement of de muzieksector is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste.

Ook wanneer je nog geen ervaring hebt met het boeken van artiesten, maar wel communicatief sterk bent, graag contacten legt en nieuwe kansen weet te ontdekken, moedigen we je aan om te solliciteren!

Wat bieden wij?

• Een boeiende en veelzijdige vrijwilligersfunctie binnen een groeiende organisatie in de muziek- en entertainmentsector.

• De mogelijkheid om actief bij te dragen aan de ontwikkeling en zichtbaarheid van onze artiesten.

• Een unieke blik achter de schermen van professionele artiestenbooking en de live-muzieksector.

• De kans om praktijkervaring op te doen met prospectie, boekingsaanvragen, offertes, agendabeheer en professionele communicatie.

• De mogelijkheid om een waardevol netwerk op te bouwen met concertorganisatoren, programmatoren, festivals en andere spelers binnen de evenementensector.

• Rechtstreeks contact met artiesten en samenwerking met het managementteam van NextWave Artists.

• De kans om betrokken te worden bij de voorbereiding van optredens, showcases en andere liveactiviteiten.

• Ruimte voor eigen initiatief en het ontdekken van nieuwe boekingsmogelijkheden.

• De mogelijkheid om jouw communicatieve, organisatorische en commerciële vaardigheden verder te ontwikkelen.

• Afwisselende werkzaamheden waarbij je met verschillende artiesten, muziekgenres en evenementen in aanraking komt.

• Begeleiding en ondersteuning vanuit het verantwoordelijke booking- en managementteam.

• Een enthousiast team waarin jouw inzet, ondernemingszin en betrokkenheid gewaardeerd worden.

• Een vrijwilligersvergoeding volgens de geldende wettelijke bepalingen en interne afspraken.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding gebeurt in onderling overleg en is flexibel af te stemmen op jouw persoonlijke beschikbaarheid.

Een groot deel van de werkzaamheden, zoals het zoeken naar optreedmogelijkheden, contacteren van organisatoren, voorbereiden van offertes en opvolgen van boekingsaanvragen, kan zelfstandig en van thuis uit worden uitgevoerd.

Voor overleg met het bookingteam, artiestenmanagement of andere medewerkers kunnen momenten online of op locatie worden ingepland.

Omdat bookingactiviteiten een regelmatige opvolging vereisen, zoeken we bij voorkeur iemand die zich op terugkerende basis wil engageren en aanvragen, offertes en afspraken tijdig kan behandelen.

De werkbelasting kan variëren naargelang het aantal artiesten, lopende boekingsaanvragen en geplande optredens.

Aanwezigheid bij bepaalde concerten, showcases of netwerkmomenten kan interessant of wenselijk zijn, maar gebeurt steeds in onderling overleg.