Financieel Verantwoordelijke bij NextWave Events

Wat ga je doen?

Als Financieel Verantwoordelijke ondersteun en coördineer je de financiële werking vóór, tijdens en na onze evenementen.De uiteindelijke boekhoudkundige verwerking en wettelijke verantwoordelijkheden blijven waar van toepassing bij het bestuur en/of de professionele boekhouding van de vzw. Jij zorgt er vooral voor dat de financiële administratie rond de evenementen volledig, correct en controleerbaar wordt aangeleverd. 

Je werkt daarbij nauw samen met het bestuur van NextWave Entertainment vzw, de eventverantwoordelijke en andere verantwoordelijken die met kassa's, verkoop of aankopen werken.

Je taken kunnen onder andere bestaan uit:

• Kasbeheer: voorbereiden, verdelen, controleren en afsluiten van kassa's die tijdens evenementen worden gebruikt.

• Startkassa's: zorgen dat verkooppunten over het afgesproken wisselgeld beschikken en registreren welke bedragen worden uitgegeven.

• Dagontvangsten: verzamelen, tellen, controleren en registreren van de inkomsten van het evenement.

• Kassacontrole: vergelijken van geregistreerde verkopen met ontvangen betalingen en eventuele verschillen signaleren.

• Betaalterminals: mee toezien op de correcte inzet en werking van elektronische betaalterminals.

• Elektronische betalingen: controleren en registreren van beschikbare transactierapporten en betaaloverzichten.

• Facturen: administratief verzamelen, controleren en verwerken van inkomende facturen die betrekking hebben op evenementen.

• Onkosten: opvolgen van onkostennota's en controleren of de nodige bewijsstukken aanwezig zijn.

• Uitgaven registreren: overzichtelijk bijhouden welke kosten voor een evenement werden gemaakt.

• Financiële documenten: zorgen dat kastellingen, facturen, bonnetjes, onkostennota's en andere bewijsstukken correct worden verzameld en bewaard.

• Financiële rapportage: na een evenement een duidelijk overzicht helpen opmaken van inkomsten, uitgaven en resultaten.

• Budgetopvolging: waar nodig mee opvolgen of uitgaven binnen het voorziene eventbudget blijven.

• Afwijkingen signaleren: onverklaarde kasverschillen, ontbrekende bewijsstukken of andere financiële onregelmatigheden onmiddellijk melden.

• Evaluatie: samen met de organisatie bekijken waar financiële procedures bij toekomstige evenementen verbeterd kunnen worden.

Wat verwachten wij?

Werken met geld en financiële informatie vraagt vertrouwen en nauwkeurigheid. Daarom zoeken we voor deze functie iemand met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.Voor deze functie zijn vooral betrouwbaarheid, integriteit, nauwkeurigheid en verantwoordelijkheidsgevoel essentieel. 

We verwachten dat je:

• zeer nauwkeurig en gestructureerd werkt;

• goed met cijfers kunt omgaan;

• betrouwbaar en integer bent;

• discreet omgaat met financiële informatie;

• zelfstandig kunt werken;

• procedures consequent volgt;

• kasverschillen of fouten durft te signaleren;

• overzicht kunt bewaren wanneer meerdere verkooppunten tegelijk actief zijn;

• duidelijk kunt rapporteren;

• zorgvuldig omgaat met contant geld, betaalterminals en financiële documenten;

• goed kunt samenwerken met bestuur, eventorganisatie, bar, onthaal en andere verantwoordelijken;

• gemaakte afspraken en deadlines respecteert;

• tijdens evenementen beschikbaar bent op de afgesproken momenten.

Ervaring met boekhouding, financieel beheer, kassabeheer, facturatie of administratieve financiële werkzaamheden is een belangrijke meerwaarde.

Kennis van spreadsheets, boekhoudsoftware, kassasystemen of digitale betaaloplossingen is eveneens welkom.

Wat bieden wij?

Als Financieel Verantwoordelijke krijg je een belangrijke vertrouwensfunctie binnen NextWave Events.Je helpt ons ervoor te zorgen dat we na ieder evenement niet alleen weten hoe het evenement verlopen is, maar ook financieel exact waar we staan. 

Wij bieden jou:

• Een verantwoordelijke vrijwilligersfunctie binnen onze evenementenwerking.

• De mogelijkheid om jouw financiële en administratieve kennis praktisch in te zetten.

• Ervaring met financieel beheer binnen de evenementensector.

• Inzicht in budgetten, inkomstenstromen en kosten van evenementen.

• Samenwerking met het bestuur en de verschillende operationele teams.

• Duidelijke procedures voor kas- en financieel beheer.

• De mogelijkheid om mee te denken over efficiëntere financiële processen.

• Ruimte om onze financiële eventrapportage verder te professionaliseren.

• Een functie waarin nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid daadwerkelijk gewaardeerd worden.

• De mogelijkheid om je voor meerdere evenementen op langere termijn te engageren.

• Een plaats binnen het bredere team van NextWave Entertainment vzw.

Tijdsbesteding

Deze functie omvat werkzaamheden vóór, tijdens én na onze evenementen.We zoeken bij voorkeur iemand die zich regelmatig en voor langere tijd wil engageren. Vertrouwen en kennis van onze financiële procedures worden immers opgebouwd door continuïteit. 

Voor het evenement help je waar nodig met de financiële voorbereiding, startkassa's, betaalterminals, budgetoverzichten en administratieve afspraken.

Tijdens het evenement volg je de financiële werking op, ondersteun je bij kaswissels of afsluitingen en zorg je ervoor dat inkomsten veilig en correct worden geregistreerd.

Na het evenement worden de kassa's afgesloten, ontvangsten gecontroleerd, facturen en onkosten verzameld en de financiële gegevens verwerkt in een overzichtelijke rapportage.

De concrete tijdsbesteding verschilt per evenement. Een belangrijk deel van de administratieve voorbereiding en verwerking kan flexibel gebeuren.