Medewerker Secretariaat & Backoffice bij NextWave Entertainment vzw

Wat ga je doen?

• Beheren en opvolgen van de algemene mailbox en inkomende berichten.

• Verzorgen van administratieve correspondentie met vrijwilligers, partners, artiesten en externe contacten.

• Inplannen, coördineren en opvolgen van afspraken en vergaderingen.

• Opstellen, verwerken, ordenen en digitaal archiveren van documenten.

• Administratieve ondersteuning bieden aan het bestuur en de verschillende afdelingen van NextWave Entertainment.

• Opvolgen van lopende dossiers, aanvragen en administratieve taken.

• Bewaken van deadlines en zorgen dat belangrijke informatie bij de juiste personen terechtkomt.

• Meehelpen bij het optimaliseren van onze interne administratieve werking.

Wat verwachten wij?

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.

• Je bent communicatief sterk en beschikt over een goede schriftelijke kennis van het Nederlands.

• Je bent vertrouwd met e-mail, tekstverwerking en courante digitale toepassingen.

• Je kan discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

• Je bent organisatorisch sterk en houdt ervan om overzicht te bewaren.

• Je bent betrouwbaar, neemt initiatief en komt gemaakte afspraken na.

• Je bent een echte teamspeler die graag anderen ondersteunt.

• Ervaring met administratief of secretariaatswerk is een pluspunt, maar zeker geen vereiste. Motivatie en enthousiasme vinden wij minstens even belangrijk!

Wat bieden wij?

• Een boeiende en afwisselende vrijwilligersfunctie binnen een groeiende en creatieve organisatie.

• Een aangename en collegiale omgeving waar jouw inzet écht gewaardeerd wordt.

• De kans om actief mee te werken aan de verdere uitbouw van NextWave Entertainment vzw en haar verschillende merken.

• Ruimte voor eigen initiatief, ideeën en persoonlijke ontwikkeling.

• De mogelijkheid om relevante administratieve en organisatorische ervaring op te doen.

• Begeleiding en ondersteuning waar nodig.

• Flexibele afspraken, afgestemd op jouw beschikbaarheid.

• Een correcte vrijwilligersovereenkomst en verzekering volgens de geldende regelgeving.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding gebeurt in onderling overleg en is flexibel in te vullen, afhankelijk van jouw beschikbaarheid en de noden van onze organisatie.

Een engagement van enkele uren per week is al bijzonder waardevol. Een deel van de administratieve werkzaamheden kan, na overleg, ook van thuis uit uitgevoerd worden.

We zoeken bij voorkeur iemand die zich op regelmatige basis wil engageren, zodat de continuïteit van onze administratieve werking gewaarborgd blijft.